Як контролювати бригади на об’єктах без GPS

Чому деякі компанії відмовляються від GPS?

Застосунки з GPS-відміткою фіксують, де був телефон, коли людина почала чи закінчила роботу. Для одних бригад це корисно. Інші від цього відмовляються, зазвичай з однієї з таких причин.

• Довіра. Монтажники, які працюють у вас роками, можуть сприйняти стеження як недовіру, а втрата одного доброго монтажника може коштувати дорожче, ніж дає такий контроль.
• Приватність. Дані про місцезнаходження чутливі. Збираючи їх, треба вирішити, хто їх бачить і скільки вони зберігаються, і пояснити це бригаді. Перш ніж починати, перевірте вимоги щодо персональних даних і трудового законодавства.
• Телефони. Не в кожного новий смартфон, мобільний інтернет і заряджена батарея о сьомій ранку, а в підвалах і новобудовах часто немає зв’язку. Під час відключень світла телефон ще й нема де зарядити.
• Вартість. Оплата за кожного користувача росте разом із бригадою, а телефони, мобільний інтернет і налаштування додаються зверху.

Це не означає, що години ніхто не перевіряє. Бригадир, який цілий день бачить людей, краще за телефон у кишені знає, хто де працював, якщо звіт щоденний і конкретний.

Як бригадир щодня звітує про години?

Наприкінці кожного дня бригадир надсилає один короткий звіт: хто працював, на якому об’єкті, скільки годин і що було незвичного. Підійде повідомлення у Viber чи Telegram, фото паперового табеля або спільна таблиця, якщо звіт приходить того ж дня, а назви об’єктів щоразу однакові. Хто працював на двох об’єктах, отримує два рядки. Ось приклад звіту за один день.

1. Звіт до певної години

   Домовтеся про час звіту, наприклад 18:00. Звіт, написаний у бусі перед дорогою додому, точний, а написаний у п’ятницю за весь тиждень уже здогадка.

2. Внесення того ж дня

   Офіс вносить години того ж вечора або зранку наступного дня, за людиною, об’єктом і днем, і уточнює незрозуміле, поки бригадир ще пам’ятає.

3. Винятки в примітці

   Пізній початок, очікування матеріалів, повторний виїзд чи переїзд на інший об’єкт записують у примітку. Згодом, коли години порівнюватимуть із бюджетом, примітка пояснить цифри.

4. Пропуски наступного ранку

   Кожного, хто вчора працював, але не має годин, уточнюють до обіду.

Бригадир, який і сам монтує, не заповнюватиме довгу форму. Обмежтеся одним рядком на людину й об’єкт і приймайте звіт у тому форматі, яким бригадир уже користується. Ті самі дані можна вести в безкоштовному шаблоні табеля бригади, по рядку на людину, об’єкт і день, якщо вам зручніше в таблиці.

Як не пропускати години?

Пропущені години найдешевше виправити наступного ранку. За два тижні вже ніхто не згадає, де Андрій був у вівторок після обіду: на Сонячній чи в стоматології.

• Звіряйте, хто працював, з тим, у кого є години. Щоранку перевіряйте за вчорашніми записами всіх, хто задіяний на поточних об’єктах.
• Нагадуйте тому, хто вносить години, а не всій бригаді. Бригадир чи офіс закриє прогалину за хвилину.
• Знайте, хто був відсутній. Ведіть облік відпусток і лікарняних, щоб пропущений день не плутати з вихідним.

У таблиці це ручна перевірка щоранку, і в завантажені тижні її пропускають. Зробіть її чиїмсь обов’язком або користуйтеся програмою, яка сама надсилає нагадування.

Що перевірити перед зарплатою?

Перш ніж платити за період, години має переглянути не той, хто їх вносив. Шукайте закономірності, а не лише описки.

• Дні без годин у людини, яка працювала, або години в день, коли роботи на об’єкті стояли.
• Незвично довгі дні, наприклад 12 годин на об’єкті, де зазвичай працюють 8, і без примітки.
• Години на зданих об’єктах: зазвичай це означає, що обрали не той об’єкт.
• Однакові години щодня протягом тижнів: можливо, хтось копіює вчорашній запис замість того, щоб звітувати про реальний день.

Затвердьте правильне, а решту поверніть із приміткою, що виправити. Коли все затверджено, рахуйте зарплату із затверджених годин; підсумки зручно перевірити в калькуляторі зарплати бригади.

Як помітити години, що не сходяться?

Без GPS найнадійніша перевірка — сам об’єкт. Неправильні години рідко збігаються з виконаною роботою.

Ставтеся до цього як до запитань, а не звинувачень. Здебільшого виявляється, що обрали не той об’єкт або забули примітку, а говорити про це наступного дня значно простіше, ніж через місяць.

Коли GPS-відмітка справді краща?

Буває, що краща, і це варто знати ще до вибору програми.

• Бригади працюють без бригадира й за день переїжджають між кількома об’єктами, тож ніхто не бачить, хто де був.
• Ви берете з клієнтів погодинно, і вони просять підтвердити час на об’єкті.
• Потрібні точні час початку й завершення, наприклад, щоб показати перерви чи дорогу між викликами, а не лише години на об’єкт.
• Години часто оскаржують, і запис із часом і місцем закрив би суперечку швидше за слово бригадира.

У таких випадках варто подивитися на застосунки з GPS-відміткою, як-от ClockShark; у порівнянні HiVis і ClockShark видно, кому що підходить. Якщо ж бригади працюють під наглядом бригадира на кількох об’єктах на тиждень, щоденного звіту зазвичай достатньо.

Як HiVis працює без GPS?

Облік робочого часу в HiVis розрахований саме на такий порядок. Офіс або бригадир вносить години на людину, об’єкт і день, за потреби з приміткою, а працівникам, яких ведуть у розділі «Підрядники», облікові записи не потрібні. Записи переходять із чернетки на перевірку, де відповідальний затверджує їх або повертає з приміткою щодо виправлення. Уранці після кожного робочого дня HiVis може надіслати тим, хто вносить години, лист про працівників зі статусом «Активний», які закріплені за активними проєктами й не мають годин за цей день.

• Кожен запис одразу після внесення потрапляє у вартість робіт на проєкті, тож вартість робіт можна порівнювати з бюджетом проєкту, поки об’єкт ще в роботі.
• Період зарплати закривається, лише коли всі його години затверджені й мають ставку. Після цього години заблоковані, а виправлення вносять у наступний період.
• Якщо ви ще не готові переходити, безкоштовний шаблон табеля бригади підійде для того самого порядку в Excel або Google Таблицях.