Коротко
- HiVis — програма для бізнесу. Що зберігати в робочому просторі, вирішує компанія, якій він належить, а ми обробляємо ці дані від її імені.
- Ми збираємо те, що потрібно для роботи HiVis, оплати, підтримки та безпеки. Ми не продаємо персональні дані й не використовуємо їх для реклами.
- Доки ви не ввійшли, наша аналітика нічого не зберігає у вашому браузері. Чат підтримки ставить власний файл cookie, щоб розмова не переривалася між сторінками.
- Наші сервери розташовані в Німеччині. Кілька постачальників, як-от сервіс доставлення пошти та моніторинг помилок, працюють у США з визнаними гарантіями для передавання даних.
Хто ми
HiVis («HiVis», «ми», «нас») керує приватна компанія з обмеженою відповідальністю Perpetio OÜ, зареєстрована в Естонії за реєстраційним кодом 14661567, юридична адреса: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Kaupmehe tn 7-120, 10114, Estonia.
З будь-якими питаннями чи запитами щодо персональних даних пишіть на support@hivis.app.
На що поширюється ця політика
Ця політика описує персональні дані, які ми обробляємо, коли ви:
- відвідуєте наш сайт, зокрема головні сторінки та форму запиту на демо;
- створюєте обліковий запис HiVis, користуєтеся ним або приймаєте запрошення до робочого простору;
- оформлюєте підписку або звертаєтеся до нашої команди продажів чи підтримки.
Вона не поширюється на сайти та сервіси інших компаній, навіть якщо HiVis на них посилається.
Наша роль: контролер і обробник
Коли ми контролер. Ми визначаємо, як і навіщо використовуються персональні дані для облікових записів і входу, оплати, розмов із підтримкою, запитів на демо, аналітики сайту й продукту та безпеки. Цю обробку описує ця політика.
Коли ми обробник. Компанії, що користуються HiVis (наші клієнти), зберігають у своєму робочому просторі власні робочі дані: працівників і підрядників, відпрацьовані години, ставки й бонуси, проєкти, клієнтів і кошториси, інвентар, транспорт, документи та фото. Контролером цих даних клієнта є сам клієнт: він вирішує, що в них зберігати і навіщо. Ми обробляємо їх лише для надання HiVis відповідно до наших Умов використання та вказівок клієнта.
Якщо ваші дані є в робочому просторі клієнта, наприклад як працівника чи підрядника, надсилайте питання й запити щодо них відповідній компанії. Якщо ви звернетеся до нас, ми передамо ваш запит цій компанії й допоможемо їй відповісти.
Які персональні дані ми збираємо
- Дані облікового запису: ім’я, робоча пошта, назва компанії, пароль (зберігається лише як хеш bcrypt, який ми не можемо прочитати), роль, мова, часовий пояс, статус підтвердження пошти та час, коли ви прийняли наші Умови.
- Дані робочого простору: назва простору, тариф, учасники та їхні ролі, запрошення й налаштування сповіщень поштою.
- Дані клієнта: усе, що користувачі клієнта вносять або завантажують у HiVis, як описано в розділі Наша роль.
- Платіжні дані: платіжне ім’я та пошта, тариф, період оплати й статус підписки. Дані картки ви вводите на сторінці оплати Stripe, і обробляє їх Stripe; ми ніколи не бачимо й не зберігаємо повні номери карток.
- Запити на демо: ім’я, робоча пошта, назва компанії, розмір команди та коментарі, які ви додаєте.
- Розмови з підтримкою: повідомлення, які ви надсилаєте нам у чаті або поштою. Коли ви ввійшли, чат також показує нашій підтримці ваше ім’я, пошту, назву простору, роль і тариф, щоб ми знали, кому допомагаємо.
- Дані про використання: переглянуті сторінки, використані функції та події в продукті, як-от створення проєкту чи початок підписки. Події ніколи не містять вмісту ваших записів: жодних імен, сум, нотаток чи адрес. Про записи сеансів ідеться в розділі Аналітика.
- Технічні дані та дані пристрою: IP-адреса, браузер, пристрій і операційна система, сторінка, з якої ви прийшли, мітки кампаній (параметри utm) і звіти про помилки, коли щось ламається.
- Дані про доставлення листів: які листи ми вам надіслали, чи їх доставлено, і ваші відмови від розсилок.
Як ми використовуємо персональні дані та на яких правових підставах
Відповідно до Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR) кожне використання персональних даних потребує правової підстави. Наші підстави:
| Що ми робимо | Правова підстава |
|---|---|
| Створюємо та обслуговуємо облікові записи й робочі простори; забезпечуємо вхід; надсилаємо листи для підтвердження пошти, скидання пароля та запрошення | Виконання договору з вами або вашою організацією |
| Надаємо функції HiVis, зокрема зберігаємо та показуємо дані клієнта | Договір; для даних клієнта — вказівки клієнта |
| Приймаємо оплату, керуємо пробними періодами й підписками, виставляємо рахунки | Договір; юридичні обов’язки за податковим і бухгалтерським законодавством |
| Надсилаємо нагадування, сповіщення та зведення про ваш простір, які можна вимкнути | Договір і наш законний інтерес тримати вас в курсі |
| Відповідаємо на запити до підтримки та запити на демо | Дії на ваш запит до укладення договору; наш законний інтерес відповісти вам |
| Вимірюємо, як використовуються сайт і продукт, і покращуємо їх | Наш законний інтерес розуміти й покращувати HiVis |
| Знаходимо й виправляємо помилки, захищаємо HiVis, запобігаємо зловживанням і автоматичним реєстраціям | Наш законний інтерес у безпечному, справному сервісі |
| Виконуємо вимоги закону, розглядаємо спори та забезпечуємо дотримання Умов | Юридичний обов’язок; наші законні інтереси |
Коли ми спираємося на законні інтереси, ми зважуємо їх із вашими правами, і ви будь-коли можете заперечити (див. Ваші права). Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, що ґрунтуються лише на автоматизованій обробці й мають юридичні чи подібні суттєві наслідки.
Службові листи, як-от підтвердження пошти, скидання пароля, запрошення та повідомлення про оплату, є частиною користування HiVis. Нагадування, сповіщення та зведення можна вимкнути за посиланням для відписки в кожному листі.
Аналітика, записи сеансів і моніторинг помилок
Доки ви не ввійшли, наприклад на головній сторінці, наша аналітика (PostHog, розміщений у ЄС) нічого не зберігає у вашому браузері: ні файлів cookie, ні локального сховища. Відвідування рахуються за ідентифікатором, який сервери PostHog обчислюють з вашої IP-адреси й даних браузера за допомогою ключа, що змінюється щодня.
Після входу PostHog пов’язує ваші дії з обліковим записом (ID, ім’я, пошта, роль і робочий простір) і ставить файл cookie, щоб розпізнавати ваш браузер. Коли ви виходите, цей файл видаляється, а браузер знову рахується анонімно.
Записи сеансів. Для користувачів, які ввійшли, PostHog записує, як використовуються сторінки (кліки, прокручування й переходи), щоб ми могли знаходити й виправляти незручності. Усе, що вводиться в поля, приховано. На сторінках зарплати, підрядників, звітів, адміністрування, клієнтів, кошторисів і оплати прихований увесь текст, а адреси пошти, номери телефонів та інші чутливі значення приховані на всіх сторінках. Записи ніколи не містять мережевих запитів чи консолі браузера.
Моніторинг помилок. Коли в HiVis стається помилка або він працює повільно, Sentry отримує звіт: текст помилки, місце в коді, адресу сторінки без параметрів запиту, дані браузера й пристрою, показники часу та IP-адресу, з якої надіслано звіт. Ми налаштували його так, щоб він не збирав ваше ім’я, пошту, файли cookie, вміст форм чи дані запитів.
Файли cookie та сховище браузера
Ми не використовуємо рекламних файлів cookie чи стеження між сайтами. Ось усе, що HiVis зберігає у вашому браузері:
| Назва | Призначення | Хто встановлює | Строк |
|---|---|---|---|
| Файли cookie authjs.* | Зберігають вхід і захищають форми входу (обов’язкові) | HiVis | До 30 днів |
| Файл cookie NEXT_LOCALE | Запам’ятовує вашу мову | HiVis | 1 рік |
| theme, heatflow.sidebar.collapsed.v1 (локальне сховище) | Запам’ятовують світлу чи темну тему та вигляд бічної панелі | HiVis | Доки ви їх не очистите |
| hivis:crisp-user (локальне сховище) | Починає новий чат, коли в тому самому браузері входить інша людина | HiVis | До виходу або очищення |
| hivis.verification.email (сховище сеансу) | Підставляє вашу пошту, якщо ви просите нове посилання для підтвердження | HiVis | До закриття вкладки |
| Файл cookie ph_*_posthog, __ph_opt_in_out_* (локальне сховище) | Продуктова аналітика, лише після входу | PostHog | 1 рік, видаляються після виходу |
| Файли cookie crisp-client/* | Зберігають розмову з підтримкою, коли ви переходите між сторінками | Crisp | 6 місяців |
У формі запиту на демо Cloudflare Turnstile за технічними ознаками браузера перевіряє, що форму надсилає людина, а не бот.
Ви можете заблокувати або видалити файли cookie в налаштуваннях браузера. Без обов’язкових файлів cookie ви не зможете ввійти.
Кому ми передаємо персональні дані
Ми не продаємо персональні дані й не передаємо їх для реклами. Ми передаємо їх лише:
- постачальникам послуг, які обробляють їх для нас за договорами про обробку даних (див. Постачальники послуг);
- у межах вашого робочого простору: власники, адміністратори та користувачі з відповідними правами бачать дані простору, зокрема ваше ім’я, пошту й роль;
- коли цього вимагає закон, наприклад для виконання законного рішення суду, і лише в потрібному обсязі;
- для захисту HiVis, наших клієнтів чи інших людей від шахрайства, зловживань або загроз безпеці;
- у разі передання бізнесу: якщо HiVis або нашу компанію об’єднають, придбають чи продадуть, новий власник має захищати ваші дані так, як описує ця політика. Ми повідомимо вас, перш ніж на ваші дані почне поширюватися інша політика.
Постачальники послуг (субобробники)
Ці компанії обробляють персональні дані для нас. Кожну з них зобов’язує договір про обробку даних, і вона може використовувати дані лише для надання нам своїх послуг.
| Постачальник | Що робить для HiVis | Які дані | Розташування |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Хостинг наших серверів застосунку та бази даних | Усі дані, що зберігаються в HiVis | Німеччина (ЄС) |
| BunnyWay d.o.o. (bunny.net) | Зберігання та доставлення завантажених фото й документів | Файли, завантажені в робочі простори | Словенія (ЄС); файли зберігаються в Німеччині |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. and Stripe, Inc.) | Платежі, підписки, пробні періоди та рахунки | Платіжне ім’я та пошта, платіжні дані, платіжна адреса, історія підписки | Ірландія (ЄС) і США |
| Mailgun Technologies, Inc. | Надсилання листів: підтвердження, запрошення, сповіщення та запити на демо | Адреси пошти, імена, вміст листів і події доставлення | США |
| PostHog, Inc. | Продуктова аналітика та записи сеансів | Події використання, записи сеансів із прихованим чутливим вмістом, IP-адреса, дані пристрою; для користувачів, які увійшли, також ID, ім’я, пошта, роль і робочий простір | ЄС (Німеччина) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Моніторинг помилок і швидкодії | Дані про помилки, адреси сторінок без параметрів запиту, дані браузера й пристрою, IP-адреса | США |
| Crisp IM SAS | Підтримка в чаті | Повідомлення в чаті та дані пристрою; для користувачів, які увійшли, також ім’я, пошта, назва простору, роль і тариф | Франція (ЄС) |
| Cloudflare, Inc. | Захист від ботів (Turnstile) у формі запиту на демо | IP-адреса та характеристики браузера | США (глобальна мережа) |
Ми оновлюємо цей список, коли змінюються наші постачальники, і повідомляємо власників облікових записів поштою, перш ніж новий постачальник почне обробляти дані клієнтів, щоб вони могли заперечити.
Міжнародне передавання даних
HiVis розміщено в Німеччині. Деякі з постачальників вище працюють у США або можуть мати доступ до даних звідти. Коли персональні дані з Європейської економічної зони, Великої Британії чи Швейцарії передаються до країни без рішення про адекватність, ми спираємося на сертифікацію постачальника за Рамковою угодою ЄС — США про конфіденційність даних (Data Privacy Framework) та її британським і швейцарським розширенням, якщо вона є, а інакше — на стандартні договірні положення Європейської комісії. Ви можете попросити в нас копію цих гарантій.
Скільки ми зберігаємо персональні дані
- Облікові записи та дані клієнта: доки робочий простір активний. Коли клієнт закриває свій простір або його підписка чи пробний період завершується без продовження, ми видаляємо дані простору протягом 30 днів. Резервні копії, що ще містять ці дані, перезаписуються протягом наступних 30 днів.
- Платіжні документи: рахунки й записи про платежі зберігаються стільки, скільки вимагає податкове та бухгалтерське законодавство, зазвичай до 10 років.
- Запити на демо: зберігаються, доки ми домовляємося про демо й підтримуємо зв’язок після нього, і видаляються протягом 12 місяців після останнього контакту, якщо ви не стали клієнтом.
- Розмови з підтримкою: зберігаються, доки допомагають нам вас підтримувати, але не довше ніж 24 місяці після останнього повідомлення.
- Записи сеансів і звіти про помилки: видаляються автоматично не пізніше ніж через 90 днів.
- Аналітичні події: зберігаються, доки допомагають нам розуміти, як HiVis використовують із часом. Коли ми видаляємо дані вашого облікового запису, ми видаляємо й ваш аналітичний профіль.
- Записи про доставлення листів: 90 днів. Посилання для підтвердження пошти та скидання пароля: доки не спливе їхній строк — 24 години та 1 година відповідно.
Ми можемо зберігати дані довше, якщо цього вимагає закон або це потрібно для встановлення чи захисту правових вимог.
Як ми захищаємо персональні дані
- Увесь трафік до HiVis шифрується під час передавання (HTTPS).
- Паролі зберігаються як хеші bcrypt, ніколи в читабельному вигляді.
- Дані кожного робочого простору зберігаються окремо, і кожен запит перевіряється щодо простору, якому він належить.
- Ролі та права визначають, що кожен користувач може бачити й змінювати. На тарифі Business також ведеться журнал змін.
- Доступ до робочих систем мають лише люди, які обслуговують HiVis, і він захищений надійною автентифікацією.
Якщо витік персональних даних створює ризик для ваших даних, ми без зайвої затримки повідомимо відповідних клієнтів і, де це вимагається, органи влади.
Ваші права
Залежно від того, де ви живете, ви можете попросити нас:
- надати копію ваших персональних даних і пояснити, як ми їх використовуємо;
- виправити неточні чи неповні дані;
- видалити ваші дані;
- обмежити їх використання;
- передати їх вам або іншому постачальнику в машиночитаному форматі;
- припинити їх використання, якщо ми спираємося на законні інтереси;
- відкликати згоду, якщо ми спираємося на згоду, без впливу на те, що ми зробили раніше.
Щоб скористатися цими правами, напишіть на support@hivis.app з адреси вашого облікового запису. Ми можемо попросити підтвердити вашу особу. Ми відповідаємо протягом місяця й повідомимо, якщо складний запит потребуватиме більше часу.
Якщо ваші дані є в робочому просторі клієнта, ми передамо ваш запит цьому клієнту, і рішення ухвалить він (див. Наша роль).
Ви також можете подати скаргу до органу із захисту даних, зокрема в країні, де ви живете чи працюєте або де, на вашу думку, сталося порушення. Наш провідний наглядовий орган — Інспекція із захисту даних Естонії (Andmekaitse Inspektsioon). В Україні можна звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.
Діти
HiVis — робочий інструмент для людей від 18 років. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей. Якщо ви вважаєте, що дитина надала нам персональні дані, зв’яжіться з нами, і ми їх видалимо.
Зміни до цієї політики
Ми оновлюємо цю політику, коли змінюється HiVis або законодавство. Дата вгорі показує, коли її востаннє змінено. Якщо зміна суттєво впливає на використання ваших даних, ми повідомимо власників облікових записів поштою або в застосунку до того, як вона набуде чинності.
Зв’язатися з нами
Perpetio OÜ, реєстраційний код 14661567, Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Kaupmehe tn 7-120, 10114, Estonia. Пошта: support@hivis.app.